TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Nộp hồ sơ: TCCN nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ/qua dịch vụ bưu chính công ích/trực tuyến qua dichvucong.hanoi.gov.vn.

Trường hợp TCCN nộp trực tiếp, CBCC một cửa hướng dẫn công dân thao tác trên hệ thống máy tính của đơn vị (nếu có) hoặc chủ động thao tác trên hệ thống đối với hồ sơ nộp qua đường bưu chính.

TCCN

20 phút (Chuyển hồ sơ vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15h)

Theo mục 5.2

B2

Tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ: CBCC một cửa tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống và thực hiện kiểm tra

- Nếu các thông tin khai báo và file đính kèm trên hệ thống chưa đầy đủ, chính xác theo quy định, CBCC một cửa thông báo và gửi hướng dẫn TCCN bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 02.

- Nếu từ chối nhận hồ sơ, CBCC một cửa gửi thông báo và nêu rõ lý do theo mẫu số 03.

- Nếu các thông tin khai báo và file đính kèm trên hệ thống đầy đủ, chính xác theo quy định, CBCC một cửa tiếp nhận hồ sơ theo mẫu số 01, lập phiếu kiểm soát theo mẫu số 05, cập nhật sổ theo dõi theo mẫu số 06 và tích chuyển hồ sơ trên hệ thống tới CBCC TP-HT.

Ghi chú: Các mẫu 01, 02, 03 được CBCC một cửa lập trên hệ thống và gửi cho TCCN qua địa chỉ thư điện tử mà TCCN đã đăng ký. Phiếu kiểm soát theo mẫu 05 được lập và xác thực trên hệ thống có giá trị như các phiếu kiểm soát quá trình bản giấy có chữ ký của các đơn vị liên quan.

Bộ phận TN&TKQ

Mẫu số 01, 02, 03, 05, 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B3

Thẩm định hồ sơ: CBCC chuyên môn xem xét, kiểm tra hồ sơ theo quy định tại điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.

- Nếu chưa đầy đủ, hợp lệ thông báo trực tiếp hoặc qua mạng Internet hay bằng văn bản để TCCN bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu đạt yêu cầu tích chuyển bước tiếp theo.

CBCC TP-HT

30 phút

Mẫu số 02 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B4

Báo cáo kết quả thẩm định:

Tổng hợp kết quả thẩm định tích chuyển trên hệ thống, thực hiện ghi đầy đủ lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định (đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh STT, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi vào trang cuối) trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt.

Ghi chú: Trường hợp hồ sơ bị chậm muộn thì phải kèm theo phiếu xin lỗi mẫu số 04

CBCC TP-HT

15 phút

- Hồ sơ trình

- Văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được ghi lời chứng

- Mẫu số 04

(Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B5

Phê duyệt kết quả:

Lãnh đạo UBND phường xem xét, yêu cầu điều chỉnh (nếu có) và phê duyệt kết quả.

Trường hợp không đồng ý phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Tích chuyển tới CBCC chuyên môn.

Lãnh đạo UBND phường

15 phút

Văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được chứng thực

B6

Đóng dấu & sao lưu:

CBCC chuyên môn tiếp nhận kết quả, ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và chuyển văn thư đóng dấu (giáp lai với giấy tờ, văn bản từ 02 trang trở lên).

Chuyển kết quả về Bộ phận TN&TKQ.

- CBCC TP-HT

- Văn thư

15 phút

- Văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch được chứng thực

- Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch

B7

Trả kết quả:

Quét kết quả lên hệ thống trả cho TCCN. Thực hiện trả kết quả bản cứng cho TCCN (Trực tiếp hoặc qua đường bưu chính, theo nhu cầu của TCCN), ký nhận sổ theo dõi.

Bộ phận TN&TKQ

Theo giấy hẹn

Mẫu số 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực

x

Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực

x

Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan đến tài sản thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng

x

Số lượng hồ sơ

01 bộ