5.1

Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính

         Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực:

         Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.

01

5.3

Số lượng hồ sơ

Theo yêu cầu của công dân

5.4

Thời hạn giải quyết

Thời gian theo quy định: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiệ chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài hơn thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Thời gian rút ngắn: Trong buổi làm việc, nếu tiếp nhận sau 16h thì trả kết quả vào buổi làm việc tiếp  theo

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND phường

5.6

Lệ phí

- 2.000đ/trang;

- Từ trang thứ 3 trở đi: thu 1.000đ/trang;

- Tối đa thu không quá 200.000đ/bản.

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân nộp hồ sơ theo quy định tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Tổ chức/cá nhân

Trong  buổi

Theo mục 5.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Giấy biên nhận

B3

 Thụ lý hồ sơ

Cán bộ Tư pháp

B4

Chuyên viên thụ lý hồ sơ tiến hành thẩm định hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ, không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho tổ chức, cá nhân trong thời hạn không quá 01 ngày, nêu rõ lý do.

- Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho tổ chức, cá nhân không quá 01 ngày kể từ ngày viết phiếu biên nhận.

- Trường hợp, đạt yêu cầu tiến hành bước tiếp theo

Cán bộ tư pháp

Trong  buổi (nếu nộp hồ sơ sau 16 giờ chiều thì sẽ giải quyết và trả sang buổi làm việc tiếp theo).

B5

Lập bản sao cần chứng thực, ký nháy văn bản trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt

Cán bộ Tư pháp

B6

Lãnh đạo UBND phường phê duyệt kết quả cho tổ chức công dân

Lãnh đạo UBND phường

Trong  buổi ( nếu nộp hồ sơ sau 16 giờ chiều thì sẽ giải quyết và trả sang buổi sáng ngày hôm sau).

Bản sao đã được chứng thực

B7

Tiếp nhận kết quả và trả cho tổ chức/công dân

Chuyên viên thụ lý hồ sơ

Sổ theo dõi

5.8

Cơ sở pháp lý

1. Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Thông tư số 236/2009/TT-BTC ngày 15/12/2009 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí và lệ phí lãnh sự áp dụng tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.

3. Thông tư số 158/2015/TTLT-BTC-BTC ngày 12/1/2015 của liên Bộ tài chính, Bộ tư pháp quy địn mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Thông tư số 20/2015/NĐ-CP ngày 19/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2013/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.